Forsknings- og udviklingsprojekter: Guide til at søge midler

Her kan du læse om, hvordan du får hjælp til de administrative og økonomiske forhold i forbindelse med ansøgninger, bevillinger, kontrakter og samarbejdsaftaler - og hvad du skal være opmærksom på, når du har modtaget bevillingen.

Det kan være en unødigt stressende proces at søge om midler og bevillinger til forsknings- og udviklingsprojekter. Denne side er derfor også et forsøg på at undgå stress og flaskehalse i de afsluttende faser af ansøgningsarbejdet og sikre en fornuftig økonomi i centrets eksternt finansierede projekter.

Når du ansøger om midler og bevillinger, er det først og fremmest vigtigt, at du orienterer centerlederen og forskningskonsulenten og herefter indgår i løbende dialog med dem. Derudover er der en række personer, du kan have glæde af at sparre og samarbejde med. Nedenfor kan du læse om, hvornår og hvordan det er mest hensigtsmæssigt at tage kontakt til relevante personer, enheder og afdelinger.

Sparring om ansøgning, økonomi og juridiske spørgsmål

Hvis du har behov for sparring angående selve udformningen af din ansøgning, projektets økonomi eller juridiske spørgsmål, kan du kontakte:

Helle Østergaard, Forskningsrådgiver, AU Forskning og Eksterne Relationer - Forskningsstøtteenheden
Thor Fris Jespersgaard, Projektøkonom, Administrationscenter Aarhus BSS - BSS Økonomi, Aarhus
Shalina Kachchi, Jurist, AU Forskning og Eksterne Relationer - Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel

Før du søger om eksterne midler

Orienter centerlederen eller din forskningskonsulent

Orienter din centerleder, afdelingsleder og forskningskonsulent om, hvilken fond du ønsker at søge, titel på dit projekt, frikøb eller andre forhold, som forpligter centret. Det er en god ide at se på finansieringsmuligheder og -vilkår i dialog med centret, så eventuelle medfinansieringsbetingelser kan blive afklaret med centerlederen om nødvendigt.

Forskningsstøtteenheden

I arbejdet med at søge fonde er det en god idé indledningsvist at tage kontakt til Forskningsstøtteenheden på Aarhus Universitet, som tilbyder hjælp i alle projektfaser - fra idé til endelig indsendelse af ansøgningen. Forskningsstøtteenheden kan give generel information om danske, europæiske og øvrige internationale støtte- og tilskudsprogrammer, og om hvilke der vil være gode at søge.

Når du skal skrive din ansøgning, kan de være behjælpelige med at skræddersy den til det enkelte opslag. Derudover rådgiver de om budget, opbygning af projektbeskrivelse og ansøgning i forhold til struktur, forståelighed og bevillingsgivers krav, opbygning af ikke-videnskabelig afsnit samt overholdelse af formalia.

Ph.d.-skolen (Graduate School of Arts) orienteres

Hvis projektet involverer ph.d.-studerende (navngivne eller potentielle), skal der indhentes tilsagn eller interessetilkendegivelse om indskrivning ved Graduate School of Arts hos ph.d.-skoleleder og prodekan Anne Marie Pahuus via faglig bedømmelse hos den relevante forskeruddannelsesprogramleder.

Derfor skal bevillingsansøgeren i god tid inden ansøgningsfristen sende de navngivne/potentielle ph.d.-studerendes CV, eksamenspapirer/gradsbeviser og tiltænkte (del)projekter til forskningsprogramlederen: Christian Dalsgaard.

For ph.d.-stipendier som skal slåes åbent op, er der opslag og ph.d.-start to gange årligt:

Opslag i efteråret til besættelse den 1. februar (ansøgningsfrist er 1. oktober)
Opslag i foråret til besættelse den 1. september (ansøgningsfrist er 15. marts)

Der bedes taget hensyn til disse to muligheder for ph.d.-start i formuleringen af forskningsprojekter og deres tidsplaner. I særlige tilfælde kan ph.d.-studerende indskrives løbende. Der henvises til ph.d.-skolens retningslinjer. Se øverst på siden under ’The Graduate School, Arts regulations for the PhD programme’.

AU Technology Transfer Office (TTO) kontaktes

AU's Technology Transfer Office SKAL kontaktes, hvis dit projekt rummer mulighed for kommercialisering, opfindelser og teknologioverførsler til tredjepart. TTO kan desuden hjælpe med konsortieaftaler.

Overhead

Det er forskelligt fra fond til fond, om det er muligt at søge overhead. Forskningsrådene og de store danske fonde som administreres af Forsknings- og innovationsstyrelsen opererer med overhead på 44 %.

Overhead gives til at dække de indirekte omkostninger, der er forbundet med at gennemføre et projekt dvs. omkostninger som ikke direkte kan henføres til det konkrete projekt. Det kan f.eks. være fællesudgifter til husleje, varme, el, rengøring, administration, bibliotek m.m. Det viser sig ofte, at de indirekte omkostninger, som skal dækkes af overhead, i praksis overstiger 44 %.

Hvis der ikke er mulighed for overhead, bedes ansøgere kontakte forskningskonsulenten. I nogle tilfælde vil driftsomkostninger kunne sætte i budgettet til kontorhold, sekretariatsunderstøttelse etc.

Når ansøgningen er sendt

Når du sender eller uploader din ansøgning, skal du samtidig sende en kopi af dit budget og en beskrivelse af dit projekt til Anders Vinding Christensen, som sørger for at samle ansøgning og forklæde og sende materialet til økonomiafdelingen. De skal have materialet for at have samlet overblik over hvilke bevillinger, der bliver søgt på Arts.

Efter du har fået bevillingen

Send kopi af bevillingsbrev til din forskningskonsulent

Når du modtager dit bevillingsbrev, skal du hurtigst muligt sende en kopi af det med din underskrift på forsiden til forskningskonsulenten, som sørger for institutleders underskrift på bevillingen. Bevillingen sendes derefter til AU økonomi, hvor en af projektøkonomerne opretter projektet med et projekt- og aktivitetsnummer. Projektøkonomimedarbejderen hjælper med at styre det regnskabsmæssige i projektet, dvs. hjemtagning af midler og midtvejs- og afslutningsregnskaber. Det overordnede ansvar ligger hos bevillingshaver.

Hvis bevillingen involverer nyansættelser eller opslag af nye stillinger, kontaktes Afdelingsleder Bente Jønshøj. Hvis den indeholder frikøb kontaktes forskningskonsulenten Anders Vinding Christensen.

Giv besked, når du får svar på din ansøgning

Sørg for at give besked om udfaldet af din ansøgning til forskningskonsulent Anders Vinding Christensen samt kommunikationsansvarlig Anders Hjortskov Larsen med henblik på formidling om projektet. I forhold til formidling om dit forsknings- eller udviklingsprojekt vil det også være relevant at kontakte den kommunikationsansvarlige i forbindelse med projektets udviklingsaktiviteter, delresultater, arrangementer o.l.

Kommunikation om forsknings- og udviklingsprojekter

Den forskning, der bedrives på Aarhus Universitet, er vigtig i forhold til at belyse og finde løsninger på de udfordringer, samfundet står overfor i fremtiden. Formidling af forskning er afgørende for samfundets viden om og indsigt i det arbejde, der udføres på universiteterne, og dermed for en åben, demokratisk dialog om forskningens resultater og de fordele og eventuelle ulemper, den kan være forbundet med.

Derfor er formidling en vigtig del af dit forsknings- eller udviklingsprojekt. Derudover oplever mange forskerne ofte at få tilbagemeldinger fra andre virksomheder og organisationer, når de har haft deres forskning i medierne, hvilket giver mulighed for at skabe nye relationer og forskningsprojekter.

Hvis du selv ønsker at kommunikerer om din forskning, kan du læse Danske Universiteters principper for god forskningskommunikation.